Sage Autoscan: Evita la pérdida de información y reduce los errores en la gestión documental de tu empresa

Sage Autoscan: Evita la pérdida de información y reduce los errores en la gestión documental de tu empresa

El aumento de la productividad de una empresa está relacionada con tres factores esenciales: 

  • La automatización de tareas
  • La reducción de errores 
  • El ahorro de tiempo. 

Para lograr que tu empresa crezca y además, lo haga de forma exponencial, es fundamental que sepas lo que es Sage Autoscan y cómo te puede ayudar.

Las cifras lo dicen todo y según los datos de Today’s State of Work: At the Breaking Point  (Service Now – 2017), se puede aumentar hasta en un 94% la productividad gracias a la automatización.

¿Qué te parece? ¿Estás dispuesto a apostar por la tecnología que te permita crecer más y mejor? Te contamos cómo lograrlo.

Sage Autoscan: ¿Qué es exactamente?

Sage Autoscan es la empresa que ha desarrollado el gestor documental llamado Difs (Digital Image File System) que tiene varias funcionalidades como:

  • Digitalizar: Es capaz de captar imágenes en formato digital en base a las últimas tecnologías. La captura de imágenes se realiza por escáner desde la bandeja de entrada de los correos o desde ficheros que tengas guardados en el ordenador.
  • Indexar: Sage Autoscan ordena los documentos en base a criterios preestablecidos que te permiten encontrar lo que buscas de forma sencilla.
  • Automatizar tareas: Por ejemplo, extraer información de facturas, albaranes u otras aplicaciones.
  • Compartir documentos: Los documentos que se creen se podrán compartir entre diversos departamentos y personas de una misma empresa y, de esa forma, mejorará la calidad del trabajo y el servicio al cliente.

¿Qué beneficios te aporta la gestión documental?

A todos nos ha ocurrido que tenemos la mesa llena de papeles, quizás incluso, muchos de ellos no los necesitamos, pero los guardamos por si acaso, quedando amontonados encima de una mesa de forma desordenada. Esto provoca que cuando realmente necesitamos un determinado documento no seamos capaces de encontrarlo. 

Muchas empresas todavía disponen de un archivo físico donde almacenan grandes cantidades de documentos e información. No obstante, con el tiempo se ha visto que el mantenimiento de éstos es elevado ya que requiere: archivadores, fotocopias, tinta para imprimir, y, sobre todo, dedicarle tiempo si se quiere tenerlo todo ordenado y en su lugar, para encontrarlo de forma fácil y rápida. 

Para evitar estas problemáticas y contratiempos, como la pérdida de documentos, es recomendable utilizar un gestor documental. ¿Por qué? Aquí te dejamos algunas ventajas.  

Ahorro de espacio 

Porque cerca del 70% de los documentos que conservas en papel pueden ser destruidos cuando se convierten a formato digital. Con la gestión documental se eliminan los documentos duplicados y las copias innecesarias.

Ahorro de recursos

Cuando todos los documentos están digitalizados y localizables se necesitan menos recursos y menos esfuerzo para lograr mejores resultados.

Reducción de costes

Los gastos que supone la gestión de un archivo físico se reducen al digitalizar la información, por lo que la inversión que se realiza para la digitalización se recupera de forma rápida.

Satisfacción del cliente

Dejarás de perder tiempo buscando tus documentos, ya sea en las cientos de carpetas que tienes en tu ordenador, encima de tu mesa o en el archivo físico que tienes, puesto que estará todo centralizado y ordenado en tu gestor documental. De esta manera, podrás dar respuestas más rápidas a tus clientes y aumentar así su satisfacción.  

Eliminación de errores

Tener la información compartida entre todos los usuarios que conforman la empresa permite reducir los errores, muchas veces cometidos por falta de información. 

La gestión documental es fundamental para introducir la innovación en tu empresa y adelantarte a tus competidores. Si quieres conocer más detalles sobre la solución Sage Autoscan: ¿Cómo se acopla a Sage? ¿Cómo te puede ayudar? o cualquier otra cuestión, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

 

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